Unzer Financial Services - FAQs

INHALTSVERZEICHNIS

• Wie finde ich mich auf der Unzer Financial Services Platform zurecht?
• Wie lade ich neue Mitarbeitende auf die Plattform ein?
• Welche Kartenarten kann ich ausgeben?
• Wie erstelle ich eine virtuelle Karte?
• Wie kann ich die Nutzung einer Karte einschränken?
• Wie verwalte ich meine Karten als Kartennutzer?
• Wie lade ich Belege hoch oder ordne sie Transaktionen zu?
• Wie exportiere ich Daten für die Buchhaltung?
• Wie lege ich einen neuen Zahlungsempfänger an?
• Wie erfasse ich eine Überweisung und frage die Freigabe an?

Wie finde ich mich auf der Unzer Financial Services Platform zurecht? 

Es funktioniert wie eine Übersichtszentrale:

Sie sehen dort sofort,

• wie viel Geld beziehungsweise Liquidität verfügbar ist,
• welche Mitarbeitenden bereits eingeladen wurden,
• wie viele Karten angelegt sind und
• welche Transaktionen zuletzt passiert sind.

Wenn Sie sich unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, ist das Dashboard immer der beste erste Schritt.

• Öffnen Sie die Plattform indem Sie sich unter my.unzer.com einloggen
• und gehen Sie auf die Dashboard-Startseite.
• Schauen Sie zuerst auf die verfügbare Liquidität. Das ist der Betrag, der aktuell für Zahlungen oder Kartenausgaben zur Verfügung steht.
• Prüfen Sie danach die Mitarbeitenden-Anzeige. Dort erkennen Sie, wie viele Personen bereits eingeladen wurden.
• Prüfen Sie die Kartenübersicht. Dort sehen Sie, wie viele Karten bereits erstellt oder ausgegeben wurden.
• Schauen Sie in die letzten Transaktionen. Dort sehen Sie aktuelle Zahlungen und können nachvollziehen, was zuletzt passiert ist.

Wie lade ich neue Mitarbeitende auf die Plattform ein?

Warum ist das sinnvoll?
Anstatt Mitarbeitern Bargeld zu geben, können Sie mit Unzer Financial Services den Mitarbeitern virtuelle Kreditkarten erstellen, die diese dann über ihr Mobiltelefon für Unternehmensausgaben nutzen können.

Hier lernen Sie, wie Sie Mitarbeiter einladen können.

Wenn ein Mitarbeitender eine Karte nutzen oder Ausgaben verwalten soll, muss diese Person zuerst zur Plattform eingeladen werden. Dafür legen Sie einen neuen Nutzer an.

Die Person erhält anschließend eine Einladung und kann sich selbst anmelden.

• Öffnen Sie den Bereich für Mitarbeitende oder Nutzerverwaltung.
• Klicken Sie auf die Funktion zum Einladen oder Hinzufügen eines neuen Mitarbeitenden.
• Tragen Sie die Kontaktdaten ein, zum Beispiel Name und E-Mail-Adresse.
• Optional: Hinterlegen Sie eine Kostenstelle. Das hilft später der Buchhaltung, Ausgaben richtig zuzuordnen.
• Wählen Sie die Rolle aus. Für normale Kartennutzer wählen Sie zum Beispiel „Kartennutzer“.
• Prüfen Sie die Angaben noch einmal.
• Senden Sie die Einladung ab. Der Mitarbeitende erhält danach eine Einladung zur Plattform.

Welche Kartenarten kann ich ausgeben?

Diese können Sie als Geschäftsführer selber nutzen oder aber an Mitarbeiter ausgeben.

Nach dem Sie einen Mitarbeiter erstellt haben, können Sie diesem Karten zuweisen.

Beim Erstellen einer Karte wählen Sie zuerst aus, welche Art von Karte gebraucht wird.

Die Kartenarten unterscheiden sich danach,

• ob eine echte Plastikkarte benötigt wird (Physische Karte)
• ob die Karte nur online oder im Wallet auf Ihrem Telefon genutzt werden soll (Virtuelle Karte) oder
• ob sie nur für eine einzelne Zahlung gedacht ist.

Physische Karte:
Das ist eine echte Karte, die man in der Hand hält. Sie eignet sich zum Beispiel für Geschäftsreisen, Hotels, Mietwagen oder Zahlungen vor Ort.

Virtuelle Karte: Diese Karte existiert digital. Sie eignet sich für Online-Zahlungen, Software-Abos, Online-Einkäufe oder regelmäßige geschäftliche Ausgaben.

Einmalkarte: Diese Karte wird nur für eine einzelne Zahlung genutzt. Sie ist sinnvoll, wenn Sie einem Händler nicht dauerhaft Kartendaten geben möchten oder wenn es sich um einen einmaligen Einkauf handelt.

Wie erstelle ich eine virtuelle Karte?

• Starten Sie die Kartenerstellung.
• Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, der die Karte nutzen soll.
• Wählen Sie als Kartentyp „virtuelle Karte“.
• Legen Sie fest, wie lange die Karte gültig sein soll.
• Geben Sie ein Gesamtlimit ein. Das ist der maximale Betrag, der mit dieser Karte ausgegeben werden darf.
• Optional: Legen Sie ein Limit pro Transaktion fest. Dann darf jede einzelne Zahlung nur bis zu diesem Betrag gehen.
• Optional: Hinterlegen Sie eine Kostenstelle. Das hilft bei der späteren Buchhaltung.
• Geben Sie der Karte einen verständlichen Namen, zum Beispiel „Messebudget“, „Marketing-Abos“ oder „Reisekosten“.
• Prüfen Sie die Zusammenfassung und erstellen Sie die Karte.

Wie kann ich die Nutzung einer Karte einschränken?

• Kategorien: Sie können festlegen, dass eine Karte nur für bestimmte Ausgabentypen genutzt werden darf, zum Beispiel Reisen, Marketing oder Essen und Trinken.
• Händlername: Sie können die Karte auf bestimmte Händler einschränken, zum Beispiel nur Händler, deren Name „Starbucks“ enthält.
• Zeit: Sie können festlegen, dass eine Karte nur zu bestimmten Zeiten genutzt werden darf, zum Beispiel während der Arbeitszeit.
• Standort: Sie können die Nutzung auf bestimmte Orte oder Postleitzahlen eingrenzen.

Wie verwalte ich meine Karten als Kartennutzer?

• Karte anzeigen: Der Kartennutzer sieht, welche Karten ihm zugeordnet sind.
• Limit prüfen: Der Kartennutzer sieht, wie viel Budget noch verfügbar ist.
• Karte sperren: Wenn eine Karte verloren geht oder verlegt wurde, kann sie vorübergehend gesperrt werden.
• Karte entsperren: Wenn die Karte wiedergefunden wurde, kann sie wieder aktiviert werden.
• PIN anzeigen: Der Kartennutzer kann die PIN anzeigen lassen, falls diese benötigt wird.
• Limitänderung anfragen: Wenn das Budget nicht reicht, kann eine Erhöhung angefragt werden.
• Neue Karte anfragen: Wenn eine zusätzliche Karte gebraucht wird, kann der Kartennutzer eine Anfrage stellen. Diese muss anschließend genehmigt werden.

Wie lade ich Belege hoch oder ordne sie Transaktionen zu?

• Variante 1: Datei hochladen. Wenn der Beleg bereits auf dem Computer gespeichert ist, können Sie ihn direkt von der Festplatte hochladen.
• Variante 2: Foto über die App. Wenn Sie einen Papierbeleg haben, fotografieren Sie ihn mit der mobilen App und hängen ihn an die passende Transaktion.
• Variante 3: Per E-Mail senden. Sie können Belege an eine kundenspezifische Belegadresse senden. Die Plattform kann den Beleg dann der passenden Transaktion zuordnen.
• Zusatzinformationen ergänzen: Sie können Kommentare, Umsatzsteuersatz, Kostenstelle oder Kostenträger ergänzen, damit die Buchhaltung weniger nachfragen muss.

Wie exportiere ich Daten für die Buchhaltung?

• Öffnen Sie den Bereich für Buchhaltung oder Export.
• Wählen Sie aus, wohin die Daten übertragen werden sollen, zum Beispiel DATEV, Excel oder CSV.
• Wählen Sie den Zeitraum oder die gewünschten Transaktionen aus.
• Prüfen Sie, ob die passenden Belege vorhanden sind.
• Starten Sie den Export.
• Übertragen oder importieren Sie die Datei anschließend in Ihr Buchhaltungssystem.

Wie lege ich einen neuen Zahlungsempfänger an?

• Öffnen Sie den Bereich für Zahlungsempfänger oder Begünstigte.
• Klicken Sie auf die Funktion zum Hinzufügen eines neuen Empfängers.
• Wählen Sie aus, ob der Empfänger eine Firma oder eine Privatperson ist.
• Tragen Sie den rechtlichen Namen ein. Das ist der offizielle Name des Empfängers.
• Optional: Tragen Sie einen Anzeigenamen ein. Dieser kann helfen, den Empfänger später schneller zu erkennen.
• Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, falls sie abgefragt wird.
• Ergänzen Sie die Bankdaten, zum Beispiel Kontoinhaber, IBAN und SWIFT-Code.
• Prüfen Sie die Angaben sorgfältig, da falsche Bankdaten zu fehlgeschlagenen Zahlungen führen können.
• Speichern Sie den Zahlungsempfänger.

Wie erfasse ich eine Überweisung und frage die Freigabe an?

• Öffnen Sie den Bereich für Überweisungen oder Zahlungen.
• Wählen Sie den Zahlungsempfänger aus, den Sie vorher angelegt haben.
• Wählen Sie das Konto aus, von dem das Geld überwiesen werden soll.
• Geben Sie den Betrag ein.
• Tragen Sie den Verwendungszweck ein. Dieser Text hilft dem Empfänger und der Buchhaltung, die Zahlung zuzuordnen.
• Optional: Ergänzen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum.
• Prüfen Sie die Zusammenfassung sorgfältig.
• Wenn alles korrekt ist, fragen Sie die Freigabe an.