Video Demo - Unzer Financial Services

Transkript

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Willkommen zu einer kurzen Demo des neuen Angebots von Unzer Financial Services. Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie alles rund um die Themen Konto, Überweisung, Kartenadministration, digitales Belegmanagement, Integration in Buchhaltungstools und Automatisierung von Prozessen mit dem neuen Angebot von Unzer Financial Services lösen können.

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Wir starten auf dem Dashboard. Hier sehen Sie alle relevanten Informationen auf einen Blick, beispielsweise wie viel Liquidität verfügbar ist, wie viele Mitarbeiter Sie auf der Plattform eingeladen haben, wie viele Karten ausgegeben wurden und die letzten Transaktionen in Echtzeit.

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Nun möchten Sie beispielsweise einen neuen Mitarbeiter auf der Plattform einladen. Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt, der Karten erhalten oder Überweisungen machen soll. Das können Sie ganz einfach tun, indem Sie hier die Kontaktdaten eintragen. Sie können auch bereits eine Kostenstelle vergeben; das macht es der Buchhaltung am Ende leichter. Außerdem können Sie dem Nutzer eine bestimmte Rolle geben. Ich bin hier in der Rolle eines sogenannten Inhabers unterwegs, das heißt, ich darf zunächst alles machen.

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Das ist aber natürlich nicht die Rolle, die typischerweise vergeben wird. Die Kartennutzerrolle – ich darf also nur meine eigenen Karten sehen – ist die häufigste. Sie senden die Einladung an den neuen Mitarbeiter. Er kann die AGB bestätigen und sofort auf der Plattform starten. Es muss nicht noch einmal ein separater Identifikationsprozess durchlaufen werden. Das bedeutet sehr schnelle Startbedingungen für den neuen Mitarbeiter auf der Plattform. Anschließend können Sie starten, dem neuen Mitarbeiter beispielsweise Karten auszugeben.

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Das funktioniert ganz einfach. Sie wählen den Mitarbeiter aus und haben dann die Wahl zwischen verschiedenen Kartentypen: der standardmäßigen physischen Karte, die beispielsweise für Mitarbeiter, die häufig reisen, noch gebraucht wird. Denn in Hotels oder bei Mietwagenverleihen wird häufig noch eine physische Karte benötigt. Ansonsten sehen wir deutlich mehr virtuelle Karten.

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Die virtuellen Karten können sowohl in Google Pay als auch in Apple Pay hinterlegt werden und damit auch am physischen Point of Sale genutzt werden. Wir haben hier zwei verschiedene Typen: die Einmalkarte, beispielsweise wenn eine Praktikantin einen Blumenstrauß im Supermarkt kaufen soll. Dann können Sie ihr eine Einmalkarte geben, die nach der ersten Transaktion gelöscht wird. Oder Sie haben eine neue Lieferantenbeziehung, die Sie aufbauen möchten, und möchten nicht gleich die richtige Kreditkarte hinterlegen. Auch dafür können Sie eine Einmalkarte nutzen.

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Dann haben wir die typische virtuelle Karte. Wir sehen, wie gesagt, deutlich mehr virtuelle Karten, die mittlerweile ausgegeben werden. Wir raten außerdem dazu, pro Anwendungsfall eine separate virtuelle Karte auszugeben. Also beispielsweise eine Karte für Reisen, eine Karte für Einkäufe beim Baumarkt oder Supermarkt und eine Karte für IT-Lizenzen. Noch besser ist es, wenn Sie sagen: Für mein LinkedIn-Abo nehme ich diese Karte und für meine Microsoft-365-Lizenz diese Karte. So liegt nicht alles auf einer Karte und Sie können alles sehr schön zuordnen.

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Und falls eine Karte einmal abhandenkommt, können Sie sagen: Ich sperre diese Karte selbstständig. Dann ist auch nur dieser eine Anwendungsfall zunächst gesperrt. Schauen wir uns einmal an, wie einfach eine virtuelle Karte ausgegeben werden kann. Hier werden Sie ein Stück weit zu Ihrer eigenen kleinen Bank rund um das Thema Karten. Sie können auswählen, wie lange die Karte gültig sein soll und wie oft sich das Limit zurücksetzen soll – täglich oder monatlich.

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Sie können aber auch ein Gesamtlimit wählen. Dann ist es beispielsweise so: Sie sagen, ich habe eine Messe und dafür ein Budget von 2.000 €. Dann gebe ich der Karte ein Limit von 2.000 € mit. Wenn diese 2.000 € aufgebraucht sind, setzt sich die Karte nicht automatisch wieder auf 2.000 € zurück, sondern bleibt bei 0 €. Das ist ein kleiner Sicherheitsmechanismus. Sie sagen beispielsweise, die typische Transaktion sollte nicht 150,00 € übersteigen. Dann gebe ich der Karte zusätzlich die Information mit: Limit pro Transaktion 150,00 €. Das bedeutet zusätzliche Sicherheit.

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Das Herzstück der Plattform, wenn es rund um das Thema Karten geht, sind die Kartenbeschränkungen. Hier können Sie sehr granular auswählen, was mit den Karten gemacht werden kann und was nicht. Sie können also Karten mit sehr hohen Sicherheitsstandards vergeben und jederzeit darauf vertrauen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Karten nur dort einsetzen, wo Sie es entsprechend erlauben.

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Wir können hier beispielsweise Transaktionskategorien wählen: Wo soll diese Karte eingesetzt werden dürfen? Wenn Sie beispielsweise „Werbung und Marketing“, „Essen und Trinken“ oder „Reisen und Unterkunft“ auswählen und jemand versucht, damit bei Amazon oder im Supermarkt um die Ecke einzukaufen, wird die Karte entsprechend nicht akzeptiert. Sie können das auch noch spezifischer auf Händlernamen einstellen, beispielsweise: Nur dort, wo „Starbucks“ im Händlernamen vorkommt, soll diese Karte genutzt werden dürfen.

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Das können Sie auch für Zeiträume und Uhrzeiten einstellen. Beispielsweise haben wir Kunden, die sagen: Die Karte soll bitte nur während der Arbeitszeit genutzt werden dürfen. Das können Sie hier tun. Ebenso können Sie Standorte einschränken, sodass Sie beispielsweise auf Postleitzahlenebene festlegen, wo die Karte genutzt werden darf. All diese Einstellungen können Sie in Echtzeit für die Karten ändern. Es ist also nichts, was Sie einmal einstellen und das dann dauerhaft genauso bleiben muss.

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Sie können der Karte außerdem einen Namen geben, beispielsweise „Meine LinkedIn-Karte“. Auf Kartenebene können Sie auch eine entsprechende Kostenstelle vergeben. Zusätzlich können Sie die automatische Erstattung von Privatausgaben als erforderlich markieren. Das bedeutet: Bevor der Mitarbeiter diese Karte bekommt, muss er zunächst eine private Karte hinterlegen, sodass Sie reagieren können, falls er irgendwann einmal etwas macht, was nicht Ihren Vorgaben entspricht.

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Oder wenn jemand aus Versehen einen privaten Kaffee mit der Firmenkarte bezahlt, können Sie sagen: Ich buche diese Ausgabe von der Firmenkarte auf seine private Karte um. Damit haben Sie auch dieses Problem für sich gelöst. Das ist eine sehr schöne Funktionalität, nach der wir gefragt worden sind und die wir entsprechend entwickelt haben.

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Dann sehen Sie eine kleine Zusammenfassung und können die Karte entsprechend erstellen. Als Inhaber kann ich die Karte direkt erstellen. Der Mitarbeiter kann Karten anfordern; dann wird der in der Plattform hinterlegte Genehmiger entsprechend informiert und kann die Kartenausgabe entweder genehmigen oder ablehnen.

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Ich zeige Ihnen jetzt einmal, wie das Ganze aussieht, wenn ich mir als Kartennutzer meine eigenen Karten anschaue. Wir haben uns im Endeffekt gerade die Administration angeschaut: die Nutzeranlage und wie Karten ausgegeben werden. Hier sehe ich jetzt beispielsweise meine physische Karte. Das alles ist auch in der mobilen Applikation für Apple und Google verfügbar. Ich kann mir das also als Mitarbeiter auch unterwegs anschauen. Wenn ich die Karte einmal kurzzeitig verlegt habe, kann ich sie sperren.

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Ich kann sie auch wieder entsperren, wenn ich sie wiedergefunden habe; dann funktioniert die Karte direkt wieder. Ich kann mir die PIN anzeigen lassen, ich kann aber auch alles rund um die Karte verändern. Ich kann Limitänderungen anfragen. Wenn ich beispielsweise auf einer Messe war und hier zu viel ausgegeben habe, abends nicht mehr im Hotel einchecken kann und unbedingt etwas mehr Limit brauche, kann ich das anfragen. Die Anfrage geht dann an den in der Plattform hinterlegten Genehmiger, der in Echtzeit genehmigen oder ablehnen kann. Entsprechend wird dann auch hier wieder das neue Limit eingestellt.

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Als Mitarbeiter können Sie sich auch die weiteren Karten anschauen, beispielsweise hier eine LinkedIn-Karte oder eine Testkarte. Das heißt, ich als Mitarbeiter habe hier alle Karten jederzeit im Blick und kann auch sehen, wie viel auf der Karte noch verfügbar ist. Ich kann als Mitarbeiter, wie gesagt, neue Karten anfragen und bin dann im selben Workflow, den wir uns gerade angeschaut haben. Anschließend muss der in der Plattform hinterlegte Genehmiger einmal auf „OK“ drücken. Damit haben wir uns im Endeffekt alles rund um das Thema Karten und Administration angeschaut.

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Ich springe jetzt einmal zurück in die Sicht der Person, die alles sehen darf. Hier habe ich die Möglichkeit, verschiedene Konten anzulegen, beispielsweise wenn Sie unterschiedliche Währungen benötigen oder unterschiedliche Konten für unterschiedliche Anwendungsfälle haben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich alle Karten im gesamten Unternehmen anzuschauen, inklusive des jeweiligen Kartenstatus.

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Sie können sich alle Transaktionen anschauen. Hier möchte ich jetzt einmal kurz auf das Thema Belegmanagement eingehen, weil ich hier alle Transaktionen in Echtzeit sehe. Ich kann sie auch entsprechend nach verschiedenen Kriterien filtern. Wenn ich hier beispielsweise eine Transaktion habe, brauche ich typischerweise für die Buchhaltung den entsprechenden Beleg. Sprich: Jetzt gehen wir in das Belegmanagement hinein. Ich habe drei unterschiedliche Wege, wie ich Beleg und Transaktion zusammenbringen kann.

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Der erste Weg: Ich lade den Beleg einfach von meiner Festplatte hoch, wenn ich ihn dort habe. Der zweite Weg ist sehr schön, wenn Sie beispielsweise im Restaurant sind: Sie nehmen einfach den Beleg, machen ein Foto mit der Handy-App und haben den Beleg entsprechend direkt an der Transaktion. Den papierhaften Beleg können Sie anschließend wegwerfen. Keine Probleme mehr. Die dritte Möglichkeit – und hier kommen wir noch stärker zum Thema Automatisierung – ist eine spezifische, eindeutige E-Mail-Adresse, die wir jedem unserer Kunden geben.

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Dahinter sitzt eine kleine KI, die das Matching zwischen Beleg und Transaktion vornimmt. Sprich: Ich sende einen Beleg dorthin, beispielsweise von der Deutschen Bahn, die ihre Rechnungen ja immer als PDF schicken. Dann kann ich davon ausgehen, dass der Beleg der Transaktion zugeordnet wird. Ich kann hier zusätzlich Dinge wie einen kleinen Kommentar hinzufügen, beispielsweise „war für XYZ“. Dann weiß die Buchhaltung, wofür das Ganze da war.

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Ich kann auf Belegebene außerdem wieder Themen wie Umsatzsteuersatz, Kostenstelle und Kostenträger zuordnen, sodass ich alle wichtigen Informationen direkt am Beleg habe und der Buchhaltung das Leben einfacher mache. Die dritte Sache, die ich Ihnen beim Thema Kartenmanagement noch zeigen möchte, ist der Buchhaltungsexport. Hier kann ich beispielsweise in DATEV oder auch über jederzeit für Sie individualisierbare Excel- oder CSV-Exporte alles, was auf der Plattform ist, übertragen.

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Das heißt: Die ganzen Kartentransaktionen, Belege und weiteren Informationen können in mein Buchhaltungstool übertragen werden. Wir haben die Integration in die wichtigsten Buchhaltungssysteme gebaut. Jetzt können wir hier sagen, welche Belege wir nehmen und sie entsprechend in die Zielsysteme exportieren. Natürlich können Sie sich auch die Abrechnung anschauen. Das sind Sie wahrscheinlich von Ihrem heutigen Kreditkartenanbieter gewohnt. Oftmals werden diese Abrechnungen noch per Post verschickt; bei uns läuft das alles digital, genauso wie der gesamte Onboarding-Prozess digital verläuft.

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Jetzt kommen wir zum Thema Überweisung. Sie haben beispielsweise eine Überweisung, die an IKEA gehen muss, oder Sie möchten einen neuen Begünstigten hinzufügen. Dann können Sie diesen Begünstigten hier entsprechend hinzufügen. Sie wählen aus, ob es sich um einen geschäftlichen Empfängertyp oder um eine Person handelt, und erfassen den rechtlichen Namen, optional einen Anzeigenamen für Sie selbst, wenn Sie es einfacher machen möchten, sowie eine E-Mail-Adresse. Anschließend können Sie auf der nächsten Seite weitermachen.

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Machen wir hier einmal beispielhaft die Bahn. Sie tragen die Daten entsprechend ein, wählen Deutschland aus und geben die Informationen zur Zahlungsempfängerdatei ein: Bank, Kontoinhaber, IBAN, SWIFT-Code und weitere Angaben. Dann haben Sie den Begünstigten entsprechend angelegt, so wie wir hier beispielsweise IKEA in unserem Beispiel angelegt haben.

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Sie würden jetzt hier auch sehen, wie viele Umsätze Sie bereits mit IKEA in den verschiedenen Monaten des Jahres gemacht haben. Sie haben also zusätzlich ein bisschen Statistik dazu. Nun können Sie entsprechend Überweisungen erfassen. Das geht ganz einfach, indem Sie den entsprechenden Empfänger auswählen, den Sie vorher erstellt haben. Sie können dann sagen, welches der verschiedenen Konten genutzt werden soll – das hatten wir uns gerade angeschaut – und wie viele Euro entsprechend überwiesen werden sollen.

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Jetzt ist das zu viel, weil wir gar nicht so viel Geld auf der Plattform haben. Also wählen wir einen entsprechenden Betrag aus. Sie können hier den Zweck der Übertragung, eine Rechnungsnummer, optional ein Rechnungsdatum und optional ein Fälligkeitsdatum erfassen. Der Zweck ist in unserem Beispiel wieder der Möbelkauf bei IKEA. Das ergibt Sinn. Dann haben wir die Rechnungsnummer, die Sie optional eingeben können.

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Dann können Sie entsprechend weitere Daten ergänzen. Sie sehen hier noch einmal alles schön in der Zusammenfassung, können die Freigabe anfragen und diese wird dann wieder an den in der Plattform hinterlegten Genehmiger weitergeleitet – entsprechend auch nach den jeweiligen Betragsgrenzen. Der Genehmiger oder die Genehmigerin kann anschließend die Freigabe erteilen. So einfach ist das Thema Überweisung.

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Damit haben wir uns alles rund um das neue Angebot von Unzer Financial Services angeschaut, vor allem mit dem Fokus auf Karten und Überweisungen. Wir freuen uns sehr, möglichst viele von Ihnen bald persönlich durch die Plattform führen zu können. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihnen noch einen schönen Tag.