Bei einem Kassenabschluss wird in einem ersten Schritt der Ist-Bestand der Kasse erfasst, d.h., der vorliegende Barbestand der Kasse wird gezählt. 

In einem zweiten Schritt wird der erfasste Ist-Bestand gegen den Soll-Bestand abgeglichen. Unter Soll-Bestand fallen alle von der Kasse registrierten Zahlungen, die in bar getätigt wurden.  

Einen Kassenabschluss machen Sie jedes Mal, wenn Sie die Kasse übergeben oder schließen, d.h. bei einem Mitarbeiterwechsel oder am Ende eines Arbeitstages. Die durchgeführten Kassenabschlüsse können Sie unter dem Menüpunkt "Historie" einsehen. Des Weiteren werden diese im Dashboard für 10 Jahre lang unter dem Menüpunkt "Finanzen" abgespeichert.

Inhaltsverzeichnis

• Wie erstelle ich einen vorläufigen Kassenabschluss (X-Bericht)?
  • X-Bericht
• Wie führe ich einen Kassenabschluss durch?
  • Zählen des Barbestands über die Münzen- und Banknotenfelder
  • Zählen des Barbestands über die "Manuelle Eingabe"
• Kassenabschluss vergleichen
• Wie kann ich vor dem Kassenabschluss Geld auf die Bank buchen?
• Wie kann ich vor Kassenabschluss Bargeld auf die Bank buchen?
• Was ist ein Z-Bericht?
• Warum werde ich nach Kassenöffnung aufgefordert, einen bestimmten Betrag aus- oder einzuzahlen?

Wie erstelle ich einen vorläufigen Kassenabschluss (X-Bericht)?

Der X-Bericht ist ein informativer Zwischenbericht über sämtliche Umsätze, die seit dem letzten Kassenabschluss und bis zum Zeitpunkt des Abrufs des X-Berichts getätigt wurden. Der X-Bericht dient nicht als Nachweis für das Finanzamt und beeinflusst nicht den weiteren Verlauf des Kassengeschehens.

Tippen Sie zuerst im Feld ganz unten links auf das Hauptmenü und wählen Sie dann das links aufgeführte Feld "Kassenabschluss" aus.

Sie sehen nun Ihren vorläufigen Kassenabschluss mit der entsprechenden Abschlussnummer. Um einen X-Bericht zu generieren, wählen Sie nicht "Kassenabschluss durchführen", sondern ausschließlich "Drucken".

Hinweis: Unter dem Punkt "Ausgaben / Einlagen" im X-Bericht werden die Posten Ausgaben und Einlagen gegenrechnet, das heißt, wenn Sie 200 EUR an Ausgaben hatten und 300 EUR an Einlagen, steht unter dem Punkt "Ausgaben / Einlagen" 100 EUR, weil beide Posten miteinander verrechnet wurden.

X-Bericht

Der X-Bericht ist nach folgenden Punkten aufgeschlüsselt: 

Bruttoerlös

Anfangsbestand

Bar

Ausgaben / Einlagen 

Barbestand Soll 

Stornos

Stornowert

Erster Verkauf

Letzter Verkauf

Einheiten pro Verkauf

Unbar (Kartenzahlung)

Erlöskonto

Mwst.-Konten

Anzahl Verkäufe

Wie führe ich einen Kassenabschluss durch?

Tippen Sie unten links auf das Hauptmenü und wählen Sie dann das links aufgeführte Feld "Kassenabschluss". Sie sehen nun Ihren X-Bericht. Tippen Sie anschließend auf "Kassenabschluss durchführen", um mit der Erstellung des Z-Berichts, der als offizieller Nachweis für das Finanzamt gilt, zu beginnen. Sollten Sie an dem Tag einen Verkauf über ein angeschlossenes EC-Terminal getätigt haben, taucht ein Pop-up-Fenster mit der Frage auf: "Möchten Sie auf dem Terminal einen Kassenabschluss durchführen?" Bestätigen Sie ggf. die Anfrage. 

Zählen des Barbestands über die Münzen- und Banknotenfelder

Als nächstes werde Sie aufgefordert, den Barbestand Ihrer Kasse zu zählen. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten. Tippen Sie das Münzen- oder Banknotenfeld an, für das Sie die Anzahl eingeben möchten. An der blauen Umrandung können Sie erkennen, ob Sie es erfolgreich ausgewählt haben oder nicht. Die Anzahl können Sie verändern, indem Sie entweder mehrere Male hintereinander auf das jeweilige Feld tippen oder die Zahlen des Eingabefelds dafür nutzen. Die Summe wird im Anschluss automatisch gebildet und oben unter "Bargeldbestand" angezeigt. Korrigieren Sie Ihre Eingabe gegebenenfalls mit "C". Wählen Sie nun das nächste Banknoten- oder Münzenfeld aus, indem Sie darauf tippen oder die großen Pfeile links und rechts vom Eingabefeld dafür nutzen.   

Zählen des Barbestands über die "Manuelle Eingabe"

Sie können Ihren Bargeldbestand auch als Gesamtsumme angeben, indem Sie auf "Manuelle Eingabe" klicken und so den Zählprozess überspringen.

Kassenabschluss vergleichen

Sobald Sie Ihren gesamten Bargeldbestand gezählt und eingegeben haben, tippen Sie auf das unten aufgeführte Feld "Kassenabschluss vergleichen". Falls es keine Differenz zwischen dem gebuchten und dem gezählten Betrag gibt, werden Sie automatisch zum nächsten Schritt weitergeleitet.

Wie kann ich vor dem Kassenabschluss Geld auf die Bank buchen?

Im Fall einer Differenz öffnet sich ein kleines Pop-up-Fenster, in dem die eingegebene Summe und der von der Kasse berechnete Soll-Betrag angezeigt wird. Sie können nun entweder auf "Erneut berechnen" tippen, um den Bargeldbestand ein weiteres Mal zu zählen, oder Sie tippen auf "Differenz annehmen" und akzeptieren somit die berechnete Differenz zwischen dem Ist- und dem Soll-Bestand Ihrer Kasse. 

Wie kann ich vor Kassenabschluss Bargeld auf die Bank buchen?

Unmittelbar vor der Fertigstellung des Z-Berichts werden Sie gefragt, ob Sie das eingenommene Geld entnehmen und auf ein Bankkonto buchen wollen. 

Hinweis: Wenn Sie "Ja" auswählen, macht die App Ihnen einen Vorschlag, wie viel Geld Sie an die Bank buchen können.

Wenn Sie vorab einen festen Wechselgeldvorschlag in den Einstellungen festgelegt haben, schlägt die App Ihnen als auszubuchenden Betrag die Gesamtsumme des sich in der Kasse befindlichen Bargeldes abzüglich des festgelegten Betrags für den Wechselgeldvorschlag vor. Wenn Sie beispielsweise in der Kasse einen Barbestand von 400 EUR haben und in den Einstellungen einen Wechselgeldvorschlag von 100 EUR festgelegt haben, schlägt die App Ihnen als auszuzahlende Summe 300 EUR vor. Diesen Betrag können Sie auch ändern, solange er nicht den Bargeldbestand in der Kasse überschreitet. Alternativ können Sie auch auf die Frage mit "Nein" antworten, wenn Sie kein Geld zur Bank bringen möchten. Sollten Sie keinen festen Wechselgeldvorschlag in den Einstellungen eingetragen haben, wird Ihnen der komplette Bargeldbestand als auszuzahlende Summe vorgeschlagen. Sollten Sie Ihren kompletten  Bargeldbestand zur Bank bringen, liegt Ihr Wechselgeldbestand beim Öffnen der Kasse bei 0. Sollten Sie nur einen Teil des Bargeldbestandes zur Bank bringen, entspricht der Endbestand nach Kassenabschluss dem Wechselgeldbestand bei Kassenöffnung. Wenn Sie zum Beispiel einen Barbestand von 400 EUR haben, keinen Wechselgeldvorschlag in den Einstellungen festgelegt haben und auch kein Bargeld aus der Kasse zur Bank bringen, starten Sie am nächsten Tag bei Kassenöffnung mit einem Wechselgeldbestand von 400 EUR.  

Was ist ein Z-Bericht?

Der Z-Bericht ist ein umfassender Abschlussbericht Ihrer Kasse. Er dient als Nachweis für das Finanzamt und schließt Ihre Tätigkeiten an der aktuell geöffneten Kasse ab. Bei Bedarf können Sie den Bericht ausdrucken. Ansonsten können Sie diesen auch zu einem späteren Zeitpunkt drucken. Im Dashboard Ihres Kassensystems können Sie unter dem Menüpunkt "Finanzen" Ihre sämtlichen Kassenabschlüsse für 10 Jahre lang einsehen, drucken und versenden.

Ihr Z-Bericht schlüsselt sich wie folgt auf: 

Bruttoerlös

Anfangsbestand

Bar

Ausgaben / Einlagen 

Barbestand Soll

Barbestand Ist

Barbestand Differenz

Stornos

Stornowert

Erster Verkauf

Letzter Verkauf

Einheiten pro Verkauf

Erlöskonto

MwSt.-Konten

Anzahl der Verkäufe

Warum werde ich nach Kassenöffnung aufgefordert, einen bestimmten Betrag aus- oder einzuzahlen?

Dies liegt daran, dass Sie einen Wechselgeldvorschlag in den Einstellungen festgelegt haben. Wenn der Endbestand nach durchgeführtem Kassenabschluss den Betrag des festgelegten Wechselgeldvorschlags überschreitet, werden Sie direkt nach Kassenöffnung aufgefordert, die Differenz auszubuchen. Wenn der Endbestand nach durchgeführtem Kassenabschluss diesen Wert unterschreitet, werden Sie aufgefordert, die entsprechende Differenz einzuzahlen. Auf diese Weise stellt das System sicher, dass Sie immer mit demselben Wechselgeldbestand in den Tag starten.